Creare documenti in PDF

Prima domanda: Perchè?

• perchè il vostro documento sarà stampato sempre nello stesso modo su qualunque stampante, purtroppo con i documenti Office non è così, specie se sono testi su più pagine
• perchè il vostro documento non potrà essere modificato (utile per la spedizione via mail di fatture, manuali, ecc.)
• perchè nei documenti di Office spesso rimangono informazioni che dovrebbero essere private (vedi le proprietà dei file) e che nei pdf scompaiono. Attivissimo parla di questo problema nel punto 11 del suo prezioso dodecalogo sulla sicurezza.
• perchè fa più professionale ;-)

Seconda domanda: Come?
Ci sono diversi sistemi comodi e gratuiti per fare ciò:

• usare OpenOffice ver. 2.0.3, che salva in pdf con un comodo pulsante (sia Win che Mac)
• usare PdfCreator ver. 0.9.2, sw in lingua italiana (solo Win), che simula una stampante e che permette anche di mettere protezioni ai documenti, tipo "non stampare", "non fare copia-incolla"; questo tipo di simulatori stampante sono molto comodi perchè possono essere utilizzati in tutti i programmi che permettono di stampare, cioè tutti.
• usare il sito PDF-o-matic, in inglese, per salvare in formato pdf le pagine web che vi interessano.
• usare il sito PDFonline, in inglese, per salvare in formato pdf i file presenti nel vostro pc. Gestisce i formati più comuni (max 2 Mb) e spedisce il file pdf ottenuto al vostro indirizzo mail.
• usare la finestra File-Stampa di Mac OsX (solo per Mac, che da moltissimo tempo ha questa funzione embedded, cioè nidificata, cioè disponibile direttamente nel s.o.)

Per salvare un documento in pdf usando PdfCreator, è sufficiente avere il documento aperto, andare in File-Stampa, scegliere la stampante PdfCreator e cliccare su Ok, dopo qualche secondo si aprirà la finestra di PdfCreator, cliccate su Ok ed il documento verrà salvato in pdf.

Ci sono moltissimi programmi gratuiti per salvare in pdf sotto Windows, Robin Good ne parla qui.

N.B. Ricordo che è molto facile craccare un documento pdf con protezioni.
N.B.2. Ricordo che nel caso di manuali, brochure, relazioni, ecc. usare un watermark (filigrana) è decisamente consigliabile.